O voucher também inclui as contas da razão geral usadas para registrar a transação. O restaurante, por exemplo, pode debitar a conta de estoque de carnes e creditar a conta de caixa para registrar o pagamento. O recebimento do pagamento e a data são registrados para comprovar que o voucher foi pago. As contas a pagar refletirão o saldo menor devido à fatura a ser paga, supondo que não haja contas a pagar adicionais geradas.

A importância de um voucher reside no fato de ser um mecanismo interno de controle contábil que garante que todo pagamento seja devidamente autorizado e que o item comprado seja realmente recebido. Como os vouchers são úteis? Os vouchers são essenciais em uma auditoria. Eles servem como uma fonte essencial de evidências, pois documentam a existência real dos bens e serviços registrados nas demonstrações financeiras. Eles também corroboram os pagamentos em dinheiro da empresa a terceiros, como fornecedores.
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Além disso, os vouchers também funcionam como uma ferramenta de verificação e equilíbrio , reduzindo o risco de roubo por funcionários. O que está incluído em um voucher? Um voucher normalmente inclui todos os documentos comprobatórios que comprovam o valor devido e quaisquer pagamentos efetuados referentes a uma conta pendente.

Alguns dos documentos comuns são faturas do fornecedor, nome do fornecedor, condições de pagamento, como o valor devido, a data de vencimento e quaisquer descontos para pagamento antecipado da fatura, pedido de compra da empresa, recibo de recebimento das mercadorias, contas contábeis, assinaturas de representantes autorizados, comprovante de pagamento da fatura e data do pagamento.